13 OCAK 2010 / 07:06

Kayalar Kimya Dynamics AX'ten güç alıyor

Kayalar Kimya, hızlı ve istikrarlı büyüme için maliyet ve bütçe kontrolünü Microsoft Dynamics AX ile sağladı.

Kayalar Kimya, hızlı ve istikrarlı büyüme için maliyet ve bütçe kontrolünü Microsoft Dynamics AX ile sağladı.


Türkiye boya sektörünün öncü kuruluşlarından Kayalar Kimya, ahşap mobilya boyaları konusunda yarattığı genç markasıyla önemli pazar payına sahip. Şirket 2005 yılında Alman Meffert firması ile ortak olarak Düfa markasını yarattı.

Orta vadeli hedeflerinde yurtdışına açılmayı planlayan Kayalar Kimya, tüm iş süreçlerini kontrol altına almak üzere, rekabette en önemli unsur olan fiili maliyetini gerçeğe en yakın biçimde belirlemek için Microsoft Dynamics AX kurulumunu gerçekleştirdi. Kayalar Kimya, fiili maliyetinden emin olarak artık yurtiçi ve dışı pazarlarda çok daha rekabetçi fiyatlar verebiliyor. Bütçe kontrolünü de sağlayan Kayalar Kimya, günümüzün değişken ekonomi piyasalarında herhangi bir sürprizle karşılaşmamak için ihtiyaç duyduğu sağlam finansal pozisyonu korumak ve denetim altında tutmak için Microsoft Dynamics AX'den yararlanıyor.

Kullanılacak yazılım büyüme beklentilerini karşılamalı

Tolga Kayalar, Alman Meffert firmasıyla anlaşma yolunda ilerleme sağlandıkça iş süreçlerinin kontrol altına alınması, hızlı büyümeyi destekleyecek altyapının kurulması, doğru maliyetin hesaplanması ve bütçe kontrolünün sağlanmasında mevcut yazılımlarıyla bir ilerleme sağlanamayacağını, sağlansa bile bunun çok zahmetli, uzun ve maliyetli olacağını düşünerek, yeni bir yazılıma geçmeye karar verdiklerini belirtiyor. Bu amaçla o dönemde kimya sektöründe önemli referanslara sahip olan Microsoft Dynamics AX'i de incelemeye almışlar.

Mevcut sistemlerinde bu konuda yaşadıkları sıkıntılar ve rekabet nedeniyle yaşanan fiyat savaşlarında herhangi bir yanlışlık yapıp, firmanın finansal dengesini bozmadan en uygun fiyatı verebilmek, inceledikleri her yazılımda en fazla zamanı maliyet konusuna ayırmalarına neden olmuş. Kayalar, seçim kriterleri olarak önceliği "detaylı ve doğru maliyet" hesaplamaya verdiklerini belirtiyor.

Bir diğer önemli kriter de, yazılımını sağlayan tedarikçiyle uygulayıcı danışmanlık firmalarının yeterli desteği verebilecek, uzun vadeli firma ihtiyaçlarını karşılayabilecek anlayışta olması. Kayalar, bu dönemde kısa vadeli bir yatırım değil, uzun vadeli bir işbirliği anlayışında olunmasına da önem verdiklerini belirtiyor.

Kayalar, önceki tecrübelerine dayanarak Kayalar Kimya'ya yatırım yapacakları yazılımın kendileriyle birlikte büyüme ve değişme özelliklerine sahip olmasının çok önemli olduğunu söylüyor. Her ne kadar mevcut analizlerde yazılım pek çok iş sürecini karşılıyor gözükse de, hızlı değişen piyasa koşullarına uyum için geliştirilecek ya da değiştirilecek iş süreçlerine yazılımın kolay uyum sağlamasının da önemli olduğunu belirtiyor.

Kayalar Kimya, orta vadeli hedefleri arasına otomasyonu da yer alıyor. Dış sistemlerle uyum sağlama konusunda avantajları olan, endirek işgücünün en alt seviyede kullanılıp, gerekli tüm verilerin otomasyon sistemlerinden alınabileceği özellikleri içinde barındıran bir yazılım, bu nedenle tercih nedeni olmuş.

Artan rekabetle hem son müşteriler, hem distribütör ve bayiler için müşteri ilişikleri yönetimi de çok önemliydi. Kayalar Kimya'nın bu konudaki yaklaşımlarını destekleyecek bir yazılım olmasını ve müşteri/bayi/distribütörlere maksimum bilgi paylaşımını yapabilmeyi istiyorlardı.

Tercih Microsoft Dynamics AX

Kayalar Kimya, detaylı bir analiz ve seçim süreci sonrasında Microsoft Dynamics AX ürünün tercih etti. Bu kararı almasında Microsoft Dynamics İş Ortağı ETG TurkuazERP firmasının sektör ile ilgili deneyim ve sektöre özel geliştirmelerinin etkisi büyük oldu. Sektörde daha önce pek çok kurulum yapmış olan ETG TurkuazERP, Kayalar Kimya'nın isteklerini doğru algılıyor, istenen süreci fazlasıyla şekillendirip Kayalar Kimya'ya sunuyordu. Satış öncesi demolarda sektöre özel bilgi ve hazır geliştirmelerin kullanılması, proje riskini oldukça azaltan öğeler olarak dikkat çekmişti. Kayalar Kimya, Ocak 2007'de canlı kullanıma geçme hedefi ile Mart 2006'da projeyi başlattı.

Kayalar Kimya bünyesinde belirlenen kilit konumdaki kullanıcılara detaylı Microsoft Dynamics AX eğitimi ile başlayan proje, sonrasında Kayalar Kimya ve Alman ortak Meffert'e ait iş süreçlerinin yazılım üzerinde kurgulanmasıyla devam etti. Kurgu sonrasında, açıkta kalan iş süreçlerinin desteklenmesi için gerekli ek geliştirmeler tasarlandı. Danışmanlık firması ile birlikte yapılan tasarımdan sonra geliştirmelerin çoğu Kayalar Kimya'nın kendi bünyesindeki yazılımcıyla gerçekleştirildi. Finans, muhasebe, ticaret, lojistik, üretim ve iş analizi modüllerinin kurulduğu uygulama, Aralık 2006'da paralel kullanıma alındı ve yazılım Ocak 2007'de hedeflendiği gibi kullanılmaya başlandı.

Kolay geliştirme ortamı

Kayalar Kimya'nın daha önceki sistemlerinde yaşadıkları en büyük problem; standart yazılım üzerine istenen ek geliştirmelerin ya da yeni raporların geliştirme süresinin uzun olması ve doğru çalışır hale getirmek için çok fazla emek harcanması idi. Tolga Kayalar, "Çoğu zaman ek geliştirme isteklerimizi aradan çok zaman geçtiği ve kontrol etmeye zaman ayırmak istemediğimiz için yarım bıraktık. Microsoft Dynamics AX'in en sevdiğimiz yanı, isteklerimiz 1-2 gün içinde yerine getiriliyor. Biz de kontrol edip hemen devreye alıyoruz. Bu hem çalışanlarımıza şevk veriyor, hem de ek geliştirmeyi hemen devreye alarak yazılımın sürekli güncel olmasını sağlıyor" diyor.

Kullanım kolaylığı ve verimliliği artıran tasarım

Yeni yatırımlarla birlikte, Kayalar Kimya'da hızlı bir büyüme yaşandı. Çalışan sayısı son 3 yılda 100 kişiden 190 kişiye çıkarak yüzde 90 arttı. Düfa üretimi ile 90 yeni kadro işe alındı ve toplam çalışan sayısı 300'le yaklaştı. Microsoft Dynamics AX'in kullanım kolaylığı, yeni işe başlayanların sisteme çabuk adapte olmasını ve tüm iş süreçlerinde sistemden faydalanmalarını sağladı. Sistemin kolay öğrenilir ve kolay kullanılır olması, bu yeni kadrolara harcanacak eğitim zamanı ve maliyetini düşürdü. Ayrıca sisteme yabancılıktan dolayı, ilk kullanım aylarında yeni kullanıcılar tarafından yapılan hatalar da en aza indirildi.

Üst yönetim için süreç kontrol sistemi

Üst yönetim, Microsoft Dynamics AX kurulumu ile birlikte tüm raporlarını sisteme taşıdı. Artık yöneticiler, ekranlardan ve raporlardan tüm süreçleri denetleyebiliyor. Her hafta yapılan yönetim toplantılarında, hafta içinde yaşanan problemlerin üzerinden geçiliyor. Bu problemleri çözmek ve bir daha tekrar etmesini önlemek için alacakları tedbirleri Microsoft Dynamics AX üzerinde şekillendiriyorlar. Canlı kullanıma geçildikten sonra ele alınan ve Microsoft Dynamics AX üzerinde kurulan ek kontroller ile müşteriye yapılan fazla/yanlış sevkıyatlar, ürün katalogları ve üretim arasındaki farklar ve numune takip konularında yaşanan sorunlarda fark edilir azalma sağlandı.

Maliyet ve bütçe denetimi

Tolga Kayalar şu anda yaşanan ekonomik büyümenin kendi içinde bazı riskler barındırdığını ve firmaların gelir-gider bütçelerini kontrol altında tutmalarının çok önemli olduğunu vurguluyor. Kayalar, "Fiili maliyetleri önceki sistemimizde doğru olarak hesaplamakta çok zorluk çekiyorduk. Yüzde 10-15 sapmalar olduğunu görüyorduk. Microsoft Dynamics AX ile bu maliyetleri zamanında ve doğru olarak hesaplıyoruz. Fiyat baskısı olan rekabetçi ortamlarda gerçek maliyeti bilmeniz çok önemli. Maliyetin altında ya da bütçelediğimiz geliri oluşturacak kâr marjının altında yapılacak her satış, finansal dengemizi orta ve uzun vadede sarsabilir" diyor. Bu yüzden gerçek maliyet bilgisi, kendileri için en önemli verilerden biri.

Tolga Kayalar için önemli olan bir diğer nokta da pazarlama gider bütçeleri. Bayi ve distribütörler için yapılan pazarlama bütçesi, en detaylı haliyle incelenebiliyor. Bu sayede bayi ve distribütörlerin yapmış oldukları satış ile pazarlama giderleri karşılaştırılarak, kârlılık ve gider bütçeleri sıkı kontrol altına alınıyor.

İthalat ve ihracat süreçleri denetim altında

Kayalar Kimya, yurtdışı satış ofislerini de açmaya başladı. Yurtdışı müşterilerine verdiği hizmeti en üst kalite seviyesine çekmek için Microsoft Dynamics AX kurulumu üzerine bazı ek fonksiyonlar geliştirerek sipariş alma, sevk tarih teyidi, sipariş takip, sevkıyat kontrol ve müşteri isteklerini izleme de dahil olmak üzere tüm ihracat süreçlerini yazılımın takibine aldı. Tolga Kayalar bu konudaki hassasiyetini şöyle özetliyor: "Müşterinin bizimle yaptığı ticaretten etkilenmesini, bizim farklı olduğumuzu hissetmesini istiyorum. Bu farkı yaratmak için de güvendiğim hususlardan biri, bilgi teknolojilerini müşteri yararına kullanmak."

Verimlilik had safhada

Microsoft Dynamics AX yatırımı sayesinde, Kayalar Kimya belli alanlarda yüksek verimlilik artışı sağladı. Yeni sistemle birlikte barkod ile izleme çok kolaylıkla yaygınlaştırıldı. Hammadde ve mamul takibi tamamen barkod ile yapılmaya başlandı. Eskiden birbirine çok karışan aynı renk kodundaki boyaların, mat ve parlak cinslerinde görülen karışma, hedeflenen değerin altına indi. Aynı şekilde 3 gün süren depo sayımları artık aynı gün içinde sonuçlandırılıyor.

Aynı şekilde satış süreçleri de mobil cihazlarla direk Microsoft Dynamics AX kullanımı ile çok hızlandı. Satış temsilcileri beraberlerinde taşıdıkları mobil cihazlar ile stokları, fiyatları, indirimleri görüp direk sipariş alabiliyorlar. Müşteri sadakat uygulamaları ile ilgili gerekli veri girişini yapabiliyorlar. Böylece satış süreçlerinde veri oluştuğu yer ve zamanda sisteme giriliyor ve süreçler oldukça hızlanıyor.

Numune takibi kolaylaştı

Kayalar Kimya gibi standart ürün kataloğu dışında, özel müşteri isteklerine göre üretim yapan firmalar için numune takibi çok önemli. Müşteri tarafından numune onayı ve sipariş emri gelirse üretimin o numuneye göre yapılması gerektiğinden, numune üretimi ile ilgili tüm reçete ve proses bilgilerinin titizlikle saklanması gerekiyor. Ancak Kayalar Kimya işin diğer bir yönünü de Microsoft Dynamics AX ile takip etme kararı aldı. Bayi ve distribütörlerinden ne kadar numune talebi geldiği, bu numunelerin ne kadar sürede üretilip teslim edildiği ve numune isteğinde bulunan bayi/distribütörün bu numunelerden ne kadarına ait kesin sipariş aldığı gibi bilgiler sistemde tutuluyor. Bu gibi performans ölçümleri ile pahalı bir süreç olan numune yönetimi daha etkin yönetiliyor.

 

* Bu bir advertorialdir.MS Dynamics anasayfasına dönmek için tıklayınız.