Yaşam Tarzı İnternet 25 NİSAN 2011 / 12:45

Bunları bilen ofiste kalmaz

İşte ofiste fazla mesaiye kalmamanın sırları

İşlerinizi sarkıtmadan halletmek için önerilerimizi dikkatli okuyun. İşte de, evde de fazladan çalışmak zorunda kalmayın…



Bazı iş yerleri ‘sabah 9 akşam 6’ olarak belirlenmiş çalışma saatlerine tam uyum ister. Bazısı da sadece yapılması gereken işlerin zamanında bittiğinden emin olmak ister. Tabii her zaman eleman az, iş çok olduğundan her iki durumda da çalışanlar bir şeyleri yetiştirmek zorundadır. Bunun için işler sakız gibi uzar, zaman da su gibi akar. Ya ofiste kalınacaktır, ya da iş ortamı eve taşınacaktır…

Bu noktada mesainizi dakika dakika izleyen bir yöneticiniz olmaması en büyük şansınız. O sadece sonuca odaklanmışsa siz de kendi yöntemlerinizi rahatça uygulayabilirsiniz.

Her şey planlı olmalı

Her şeyin başı plan ve program. Bugüne kadar ajandanıza tek bir sözcük karalamamış olabilirsiniz ama işlerinizi zamanında, hatta zamanında önce bitirmek istiyorsanız öncelikle ne işleriniz olduğunu kağıt üstünde görmeli ve onları günlük iş akışına güzelce yerleştirmelisiniz İyi bir yapılacaklar listesi hazırlamak verimliliğinizi arttırmanız açısından çok önemli. Bunun için size, takviminizi hatırlatmaktan daha fazlasını sunan servislerden yararlanmalısınız.

Ücretsiz online görev yöneticisi Producteev ile nerede olursanız olun yapılacak listenizi web üzerinden kontrol edebiliyorsunuz. Ayrıca e-posta ve anında mesajlaşma yazılımları yoluyla akıllı telefonunuz üzerinden uyarı mesajları alabilmeniz mümkün oluyor.

Google Calendar ile senkronizasyon desteği bulunan servisin Gadget’ini iGoogle anasayfanıza da ekleme şansına da sahipsiniz. Eğlence isteyen kullanıcılar için servisin sosyal medya yönünün de ön planda olduğunu hatırlatabiliriz. Bu sayede arkadaşlarınız arasında çeşitli yarışmalar düzenleyerek birbirinizi teşvik etmiş olursunuz.

Zamanı etkin kullanmanın sırrı: e-posta

‘Damlaya damlaya göl olur’ sözü zaman için de geçerli. Bir dakikanın bile büyük önemi var. Gün içerisinde bir şeyleri beklemeye harcadığınız zamanı ne kadar verimli hale getirebilirseniz o kadar zaman kazanırsınız.

Örneğin henüz bir imzasınız yoksa her e-postanın sonuna adınızı yazmak ve iletişim bilgilerinizi girmek zorunda kalıyorsanız, her gün birilerine defalarca açık adresinizi vermek zorunda kalıyorsanız zaman kaybınız çok büyük demektir. E-posta yazılımına hemen detaylı bir imza tanımlayın, hatta şirket logonuzu da ekleyerek süsleyin.

Ayrıca Outlook üzerinde gün içerisindeki iş yükünüzü azaltabileceğiniz birçok özellik bulunuyor. Hızlı Adımlar: bunlardan bir tanesi Bu özellik sayesinde sıklıkla yaptığınız e-posta işlemlerini otomatik hale getirebilirsiniz. Bu özellik sayesinde tüm iş arkadaşlarınıza toplu e-posta gönderebilir, makrolar oluşturabilirsiniz.

Telefon görüşmeleri yerine e-posta kullanın

Raporlama işinizin önemli bir parçası ise yöneticinizin kapısında uzun zaman geçirmek zorunda kalabilirsiniz. Yöneticinizin telefon görüşmesini yarıda kesmemek ve bu süreyi kaybetmemek için açıklayıcı bir e-posta göndermek en iyi seçenek olabilir.

Kurumsal alanda e-posta kullanımının yaygın olmasının en önemli nedenlerinden birisi de zaten bu. Telefonla görüşmek tabii ki yüz yüze görüşmekten sonra karşınızdakiyle olan ilişkilerinizi sıcak tutmanın en iyi yöntemi ama konu zaman kazanmak olunca durum değişebilir. Telefon görüşmesi ve e-posta tercihleri arasında seçim yapmak için yapmanız gereken şey durumun aciliyetini belirlemek.

Daha hızlı bir yöntem: anlık mesajlaşma

E-posta, telefon görüşmelerinden daha pratik bir çözüm. Yine de anlık mesajlaşma yazılımlarından çok daha yavaş. Bir proje ile ilgili çalışmaların bilgisini vermek veya ofisten erken çıkmanız gerektiğine dair e-posta göndermek, yanıtlayacak kişinin durumuna göre yavaş bir geri dönüşe sebep olabilir. E-postanıza cevap almanız uzun zaman alabilir. Fakat anında haberleşme yazılımlarından herhangi birini kullanıyorsanız benzer durumları bildirmeniz ve açıklama yapmanız daha hızlı olur.

Görüşme yapmanız gereken kişinin hangi platformu kullandığını bilmiyorsanız, tarayıcı üzerinden kullanabileceğiniz Meebo sayesinde ICQ, MSN ve hatta Facebook üzerindeki kişilere erişebilmeniz mümkün oluyor. Kullanım için herhangi bir yazılım kurulumuna ihtiyaç duyulmaması ise servisin sunduğu bir diğer avantaj olarak göze çarpıyor.

Mobilize iş yaşamı hayat kurtarır

Otobüste, kafede, restoranda… Kısacası bilgisayar başında olmadığınız ve beklemekle geçirdiğiniz her zaman aslında iş yapabilmek için bir fırsatınız var. E-posta altyapısına sahip bir telefon kullandığınızı düşünürsek, operatörlerin sunduğu ekonomik internet paketlerinden birini seçmenin zamanı gelmiş demektir.

Ayda yaklaşık 10 TL gibi ücretler ödeyerek sadece e-posta amacıyla kullanacağınız telefonunuz üzerinden ofiste size zaman kaybettiren birçok işinizi halledebilirsiniz. Bugüne kadar ‘cepten internet’ten yüksek ücretlerden dolayı çekindiyseniz bir atılım yapma zamanınız gelmiş olabilir.

İşinizi kolaylaştırmak için Gmail altyapısını bir istemci olarak kullanıp tüm e-posta hesaplarınızı Gmail’e kurabilirsiniz. Böylece yönetmesi de çok daha kolay olur.

Çalışmalarınızda kesinti yaşamamak için e-posta adresinizde otomatik cevaplayıcıları da kullanabilirsiniz. Bu özelliği tatilde olduğunuzu veya hasta olduğunuzu belirtmek dışında kullanmanız, iş yaşamınızdaki kesintileri en aza indirebilir.