Genel 17 AĞUSTOS 2010 / 10:13

Ümraniye'de belediye kayıtları güvende

Ümraniye Belediyesi'nin imar, harita ve planlama dosyaları Xerox tarafından sayısal ortama aktarıldı.

Ümraniye Belediyesi'nin imar, harita ve planlama dosyaları Xerox tarafından sayısal ortama aktarıldı.


Ümraniye Belediyesi'nin, 35 mahalleye ve 610 bin kişiye ait imar, harita ve planlama dosyaları, Xerox tarafından sayısal ortama aktarıldı. Gerçekleştirilen projenin ardından, dokümanlara ulaşma hızı iki üç günden saniyeler mertebesine indi.

Dünyanın önde gelen teknoloji şirketlerinden Xerox tarafından Ümraniye Belediyesi bünyesinde gerçekleştirilen sayısal arşivleme projesiyle, Ümraniye Belediyesi'nin önemli dokümanları sayısal ortama aktarıldı. Gerçekleştirilen proje kapsamında Xerox, 80 farklı tipteki yüzbinlerce belgeyi sınıflandırarak indeksledi. Fiziki arşivde bulunan yıpranmış belgeler düzenlenip ayrıca belge tiplerine göre sınıflandırılarak sayısal olarak da arşivlendi.

İhale sürecinin tamamlanmasından sonra Xerox, Ümraniye Belediyesi'nde detaylı bir analiz çalışması yaptı. Yapılan analizde, elektronik arşiv ve doküman yönetim sistemi eksikliğinden kaynaklanan sorunlar belirlendi. Bu sorunlar arasında aynı anda bir dosyanın birden fazla kişi tarafından kullanılamaması, mevcut dosyaların eskimesi ve yıpranması, eski belgelerde görüntü kayıplarının oluşması yer alıyordu. Ayrıca, fiziki arşivin dağınık yapısı, çok fazla belge çeşitliliğinin olması, evrak kayıplarını önleyecek bir sistemin bulunmaması, fiziki-elektronik arşiv entegrasyonunun bulunmaması da diğer sorunlardı.

Ümraniye Belediyesi bünyesinde oluşturulan bir mekanda, Xerox'un profesyonel operasyon ekibi hizmet verdi. Xerox donanımları ve diğer gerekli teknolojik çözümler kullanılarak Ümraniye Belediyesi'nin binlerce sayfalık doküman arşivi, kısa bir sürede sayısal ortama aktarıldı. İşlemler sırasında 47 bin İmar Dosyası, 12 bin Harita Dosyası, 22 bin Planlama Dosyası, 400 bin Metre Proje tarandı ve sayısal ortama aktarıldı.

Kullanıcıların tüm imar belgelerine çok kısa sürede erişimini sağlayan ve projeler üzerinde esnek çalışma imkanı sunan, sınırsız kullanıcılı İmar Arşiv Yazılımı faaliyete geçirildi. İşlemler bittikten sonra günlük olarak gelen belgelerin taranıp arşivlenebilmesi için gerekli altyapı ve yazılımlar Ümraniye Belediyesi'ne devredildi.

Gerçekleştirilen sayısal arşivleme operasyonunun ardından,

• Dokümanlara ulaşma hızı iki üç günden saniyeler mertebesine indi. • Fiziki belge kayıpları ve yıpranmalar ortadan kalktı. • E-Ümraniye projesi kapsamında vatandaşa daha hızlı hizmet verilirken, vatandaş memnuniyeti sağlandı. • İmar ofislerinde yığınlar halinde biriken dosyalar ortadan kalktı, ofislerde efektif çalışma alanlarına kavuşuldu.• Taranmış projeler üzerinden, projenin sadece istenen kısmının görüntülenebilmesi ve basılabilmesi ile efektif proje dosyaları yönetimi sağlandı.• 80 tipin üzerindeki belge sınıflandırılarak indekslendi ve belge tipi bazında erişim sağlandı.• Fiziki arşiv - elektronik arşiv entegrasyonu sağlandı.