Genel 02 EYLÜL 2010 / 07:19

Doküman yönetimi işbirliğiyle yaygınlaşacak

Canon ve GGSoft, doküman yönetimi ve arşiv sistemleri konusunda bilinirliği artırmayı hedefliyor.

Canon ve GGSoft, doküman yönetimi ve arşiv sistemleri konusunda bilinirliği artırmayı hedefliyor.


Canon ve GGSoft, yıllardır doküman yönetimi ve arşiv sistemleri üzerine çalışmalar gerçekleştiriyor. İki marka bu sistem konusunda şirketlerin farkındalığını artırmak adına yeni bir işbirliğine imza attı. Bu işbirliğinin meyvesi ise PaperWorkONE oldu. Bu kapsamda PaperWorkONE, Canon'un belirli tarayıcı modelleriyle birlikte kullanıcıya sunuluyor.

Mayıs ayında donanım ve yazılımdan oluşturulan çözüm kullanıcıya sunulmaya başlandı. Bu çalışmanın ayrıntılarını Canon Eurasia DIMS Satış ve Pazarlama Yöneticisi İbrahim Aydoğan ile GGSoft Genel Müdürü Tolga Eşiz'den dinledik.

Yazılım ve donanım bütünleşik uygulama

PaperWorkONE'ın özelliklerine değinen Tolga Eşiz, yola çıkarken tek kullanıcılı, özellikleri kısıtlandırılmış, Canon'un yüksek hızlı doküman tarayıcılarının belli modelleriyle dağıtılacak bir çözüm oluşturmayı kararlaştırdıklarını söyledi. Görev tanımı içindeki tüm özellikleri aktif olan bir sürüm ortaya koyduklarını belirten Eşiz, "Bunu yapmakta amacımız pazarı doküman yönetimi ve arşivleme sistemleri konusunda bilgilendirmek. Onların, Canon'un desteğiyle maliyetsiz şekilde bu sistemlere giriş yapmasını sağlamak" derken İbrahim Aydoğan, yazılımla ilgili şu noktaya dikkat çekti: "Aslında burada kısıtlandırılmış sürüm demek çok doğru değil. Örneğin küçük çaplı bir avukatlık bürosu için PaperWork çok kapsamlı bir çözüm olabiliyor. Belki o şirket bu yazılımın pek çok özelliğini kullanamıyor. Dolayısyla PaperWorkONE, PaperWork çözümüne göre kısıtlandırılmış bir sürüm demek lazım."

Cihazlarla birlikte gelen belirli yazılımların söz konusu olduğunu belirten Aydoğan, Türkiye'de kullanıcıların haklı olarak yerel pazar şartlarına uygun ve özellikle Türkçe yazılım talebinde bulunduklarını söyledi. Kullanıcıların sadece donanım değil yazılım takviyesi de istediklerini belirten Aydoğan, "Bu yüzden GGSoft ile biraraya gelerek bu konuda çözüm üretmeye odaklandık. Onlar PaperWorkONE yazılımını hazırladılar. Bu yazılım küçük çaplı şirketlerin doküman yönetimi ihtiyaçlarını rahatlıkla karşılayabilecek bir yazılım. Yazılım ve donanım kullanıcının karşısına bütünleşik bir çözüm olarak kullanıcının karşısına çıkıyor. Eğer şirket ileride büyür ya da farklı departmanlarda da çözümün kullanılması ihtiyacı doğarsa tarayıcı sayısı artırılabilir. Şu anda pazarda 15 farklı modelde tarayıcımız var. En üst seviyedeki profesyonel modeller hariç, dakikada 50 sayfaya kadar tarama yapabilen ürünlerle birlikte yazılım sunuluyor. Dolayısıyla piyasada yer alan 8 modelimizde bu çalışmayı gerçekleştirmiş bulunuyoruz" diyerek işbirliği hakkında bilgi verdi.

Kendini geliştiren canlı sistem

PaperWorkONE sadece Canon tarayıcılarla çalışıyor. Başka markalı bir tarayıcı takıldığında programın tarama işlemi yapmadığını belirten Tolga Eşiz, yazılım hakkında şu bilgileri verdi: "Yazılım Türkçe ve İngilizce dil desteği sunuyor. PaperWorkONE'ın içine 15 adet kadar arşivlemeyle ilgili taslak koyduk. Örneğin sözleşmeler ya da satış teklifleri. Bunlar yazılımla birlikte geliyor. Müşteri isterse bunları değiştirebiliyor. Canon'la yazılımın tasarımı üzerine çalışıldı."

Lisanslama konusuna değinen Eşiz, "PaperWorkONE ile ilgili ayrı bir sunucumuz var. Bir ay boyunca program otomatik olarak çalışıyor. Bir ay sonunda aktivasyon istiyor. Kullanıcı bilgilerini sistemimize girdiği zaman ona bir lisans numarası geliyor. O lisans numarasını girdiği zaman program hep açık oluyor. Bunu neden yazpıyoruz? Program üzerine bir güncelleme yaptığımız zaman ya da Canon tarafında yeni tarayıcı modelleri çıktığında, biz bunları sisteme ekleyeceğiz. Eklediğimiz zaman kullanıcılar internete bağlı ise program açıldığın otomatik olarak güncelleme alınıp alınmayacağını soracak. Kullanıcı kabul ettiğinde bizden yeni güncellemeler yüklenecek. Bu sürekli kendini geliştiren canlı bir sistem" dedi.

Bu yapıyla şirketlerin elektronik arşiv sistemlerini tanımasını ve bu sistemlere alışmasını sağlamayı amaçladıklarını belirten Eşiz, "Burada farkındalık yaratmayı hedefliyoruz. Bu program bu tip sistemlere geçiş yapmak isteyen şirketler için de bir deneme taşı olarak nitelendirilebilir. Şirketlerde doküman yönetimi ve arşiv konusunda bir kurum kültürü yaratmayı hedefliyoruz" diyerek sözlerini noktaladı.

Hedef bilinç yaratmak

Canon ile düzenli olarak doküman yönetimi ve arşiv sistemleri üzerine seminerler düzenlediklerini kaydeden Tolga Eşiz, "Türkiye'de doküman yönetimi ve arşiv sistemlerine ilgi geriden geliyor. Son beş yılda epey gelişme kaydedilmesine rağmen yine de çok gerideyiz. Çünkü şirketlerin öncelikleri ERP sistemleri, CRM sistemleri, depo otomasyonu gibi hayati önem taşıyan sistemlerden yana. Bir şirketin doküman yönetimi ve arşiv sistemlerine geçebilmesi için öncelikli olarak bu süreçleri yerine getirmiş olması gerekiyor. Bizim görevimiz Canon gibi büyük çözüm ortaklarıyla birlikte Türkiye'deki pazarı bilinçlendirmek" derken İbrahim Aydoğan seminerler konusunda "Pazarda tarayıcı ve yazılım tarafını anlatmak için bu tip etkinlikler yapmak gerekiyor. Kullanıcıyı bilinçlendirmezsek zorundayız" şeklinde konuştu.

* Bu haber BThaber gazetesinin 781. sayısında yayınlanmıştır.