09 NİSAN 2013 / 15:30

ERP çözüm mü, yoksa başlangıç mı?

Biz ERP tedarikçileri, şirketin gerçek bilgi yönetimini sağlaması ve iş süreçlerini kusursuz yönetmeleri için sunduğumuz hizmetin sadece bir araç olduğunu yeterince anlatabiliyor muyuz? Berkhan Esmer'in analizi. 



Yaklaşık 20 yıldır ERP projelerinin içinde bulunuyorum. ERP projeleri için pek çok benzetme yapılır. En sık kullanılan benzetmelerden biri şöyle der: “ERP evlilik gibidir. Yıllarca birlikte yaşamak zorunda kalacaksınız ve boşanma çok maliyetli olacağı için, kolay kolay boşanamayacaksınız.”

Söz konusu maliyet olduğunda düşük maliyetle kurulan ERP’lerden daha kolay boşanırken, yüksek maliyetlere neden olan ERP’lerden o kadar kolay boşanamazsınız. Tıpkı fiilen bitmiş, ama gerçekten bitirmenin maliyetli olacağı evlilikler gibi, şirketler de ERP çözümlerini kullanmaya devam ederler.

Bağımsız danışman Guus Krabbenborg’un bu konuda yaptığı benzetme benim daha çok hoşuma gidiyor. Guus, ERP’yi açık kalp ameliyatına benzetir. Çünkü ERP değişimiyle söz konusu olan, tıpkı açık kalp ameliyatında olduğu gibi yaşayan bir sistemi kesintiye uğratmadan sisteme gücünü veren ana motorun bakıma alınması ve değiştirilmesidir.

Bu nedenle vücutta çok büyük bir sorun olmadıkça ERP geçişi de gündeme gelmez. Gündeme geldiğindeyse riskli bir operasyon olduğu için işin ucuzuna değil, ehline gitmek gerekir. Sokaktaki kasapta bu operasyonu gerçekleştiremezsiniz, kendinizi en iyi cerrahlara emanet etmek istersiniz.

Burada sadece maliyet ve operasyonun başarısı değil, operasyon sonrası nekahat döneminde verilecek destek de çok önemlidir. Belki de en önemlisi bir kere ameliyat geçirdikten sonra yaşam alışkanlıklarınızı değiştirerek kontrol altına almanız, bir kez daha açık kalp ameliyatı olmak zorunda kalacağınız noktaya gelmemeniz gerekir.

Bir müşterinin gerçek hikayesi

Geçtiğimiz haftalarda bir müşterimizden telefon aldım. Kendileriyle bundan 8 yıl önce tanışmıştık. Geldikleri noktada bazı sorunları olduğunu ve bir araya gelmek istediklerini söyledi. Buluştuk. “Geçen yıllar içinde bir sürü geliştirme yaptık. Bu geliştirmeleri yapan danışmanlar değişti. Performans sorunları yaşıyoruz. Geliştirmelere destek verecek danışman bulamıyoruz. Yeni sürümlere geçmek için de yurtdışı merkezimizden bütçe vermiyorlar. Bu sürüm ve mevcut geliştirmelerle devam etmemiz gerekiyor. Bize kim destek olabilir?” diye sordu.

Kendileriyle yaptığımız ilk toplantıyı hatırladım. O zaman kullandıkları yazılımla sorunları olduğunu ve programı değiştirmek istediklerini söylediğinde de aynı ifadeleri kullanmıştı. “Mevcut programımızı yazan şirketten destek alamıyoruz. Performans sorunlarımız var. Uzun vadede daha global bir ürünle, kendimizin daha fazla hakim olduğu ve geliştirmeleri müdahale edebileceğimiz bir yazılım istiyoruz” demişlerdi.

Bizim ürünümüz çok mantıklı gelmişti ve kısa sürede geçişi tamamlamıştık. Ancak 8 yıl sonra geldiğimiz nokta aynı yerdi.

Bunları düşünürken Guus geldi aklıma. Açık kalp ameliyatı bir kere yapılmalı. Daha sonra hasta yaşamına dikkat etmeli, düzgün beslenmeli, kalbini ve damarlarını korumalı.

Maalesef bu şirket önceki sorunlarından ders çıkartamamıştı. Kendi iş yapış şekillerini ve kullanıcı isteklerini sistematik bir yaklaşımla ortak bir yazılımda yönetmek yerine, kolay geliştirme ortamının çekiciliğine kapılarak kullanıcılardan gelen istekleri olduğu gibi yazılıma eklemeye çalışmıştı.

Üst düzey yöneticiler, alt birimler arasındaki anlaşmazlıkları ortak bir sistemde çözmeye çalışmak yerine, anlaşmazlıkların üstünü örtebilmek adına her departmanının kendi içinde geliştirme yapmasına ve ortak sistem üzerinde kendi yönettikleri kurtarılmış bölgeler yaratmalarına izin vermişlerdi.

Yalnızca çözümler değil, alışkanlıklar da değişmeli

Bizler, ERP üreticileri olarak genelde ürünlerimizin satışını hızlandırmak için, kendi ürünümüze geçiş yaptıklarında bu sorunların çözüleceğini söyleriz. Pembe hayaller gösteririz. Gerçekten de proje sırasında, yürürlükte olan iş süreçlerini temel alarak herkesi sistem içine alır ve sistemi ERP içinde yürütmeyi başarırız.

Ancak geçiş sonrası departman yöneticileri değiştikçe, farklı iş süreçleri devreye alındıkça herkesin sistem içinde kalmasını sağlamak zorlaşır. Bütçe ve insan kaynağı bulunursa, bu geliştirmeler sistem içine ek yamalar olarak eklenir. Bütçe ve insan kaynağı yoksa, ana ERP sistemi dışında özel uygulamalar veya Excel tabloları devreye girmeye başlar.

İşte bu nokta ameliyat sonrası damarları değiştirilen hastanın, tekrar damarlarında sertleşmenin ve daralmanın yaşanmasına neden olan etkilerdir. Bu noktada hastayı çok yakından tanıyan ve yaşam alışkanlıklarını yönetmesine yardımcı olacak uzman doktorların devreye girmesi gerekir. Genelde bu işler için de bir bütçe ayrılması, iş süreçlerinin yeniden tasarımı sırasında kullanılan ERP’nin inceliklerini bilen, aynı şekilde şirketi de iyi tanıyan danışmanların çalışmasını salık vermemiz gerekir.

Sadece proje canlıya alınırkenki kısım değil, canlıya geçtikten sonra da danışman firmayla düzenli aralıklarla bir araya gelip, sistemin üzerinden geçip, son dönemde ortaya çıkan ihtiyaçların mevcut sistemin içinde eritilmesini sağlamak için bütçeler ayrılmasını sağlamak gerekir.

Bu tür bir bütçe en başta ortaya konmazsa, daha sonrasında proje maliyetlerinin yüksek olmasından dolayı üst yönetimin şüpheli yaklaşımıyla proje büyük darbeler alabilir.

Biz ERP tedarikçileri, şirketin gerçek bilgi yönetimini sağlaması ve iş süreçlerini kusursuz yönetmeleri için sunduğumuz hizmetin sadece bir araç olduğunu, sistemin doğru kurgulanıp doğru çalışmasının esas amaç olması gerektiğini ve şirketin esasında tüm enerjisini bu sistemi kurup, sürekli sorgulayarak güncel tutmaya çalışmak için kullanması gerektiğini söylemeliyiz.

Kurduğumuz ERP’nin mevcut sistemin performansını sorgulayacak mekanizmayı oluşturmak için şart olduğunu ve ERP’nin de sistemle birlikte sürekli güncelleme gerektiğireceğini ilk baştan müşterilerimize anlatmalıyız.

Bir ERP projesi ancak bu koşullara dikkat edilirse başarıya ulaşabilir.
Berkhan Esmer, Microsoft Türkiye'de Microsoft Dynamics Ürün Grubu Pazarlama Müdürü olarak görev yapmaktadır.
YORUMLAR
Tuna ES 06 EKİM 2013 / 18:13 0 0
Firma sahibini tavlamak adına yapılan ERP programları söylediğiniz şekilde. Haklısınız yalnız düzgün yazılmış bir sistem de her işi sadece ilk noktasında bilgiler girilir geri kalanı masraf hesaplanması'dan fiili ithalatına kadar hepsine program tamamlar. Yanlız bilmemiz gereken şey program patronun kuralları ile kurulur ve patron masraf yapılan aracı bilmek istiyorsa o plakanın seçilmesi yada yazılması gereklidir. Bunu yazma yada seçme yükümlülüğünü üstüne alan kullanıcının programa karalama yapması oldukça nankör bir yaklaşımdır. Basit bir örnektir sabit düşünmey
Salih ESKİOĞLU 13 AĞUSTOS 2013 / 21:46 0 0
ERP progrmalrında sorun yaşayan firmaların kullandıkalrı programlara bakıldığı zaman, kullanıcıya ağır yükler getirdiği ancak yönetimin işini kolaylaştırdığı görülmektedir. ERP kullanıcıları yaptıkları her işlemi bilgisayra eklemekten belli bir süre bıkıyorlar ve hatta isyan noktasına geliyorlar.. Ancak bu düzenli ve sürekli veri girişleri sonrasında patronlar, ceolar vs. tek tıklama ile şirketin durumunu görüp stratejik kararlar alabilmektedirler..

Kullanılan programın personele azap çektiren değil kullanıcı dostu olması çok önemli.. Ancak bu şekilde alışkanlıklar değişebilir...
Bayram 27 HAZİRAN 2013 / 08:00 0 0
ERP sistemlerini doğru ve dinamik biçimde kullanan firmalar işleyişin her anını, raporlamasını ve analizini doğru biçimde görebilmekteler. Ama ERP tercih etmeyenler ve bu sistemi alıp doğru kullanmayanlar her zaman sorunlar içinde kalacaklardır.