Bilişim 26 NİSAN 2012 / 16:17

"Kâğıtsız ofis için zaman var"

"Kâğıtsız ofis için zaman var"

Bilgi ve doküman yönetimi konusunun ele alındığı yeni BThaber Platform etkinliğinde profesyoneller tecrübelerini aktardı.



Bilgi ve doküman yönetimi konusunda gerçekleştirilen BThaber Platform etkinliğinin açılış konuşmalarına yer vermiştik. 25 Nisan’da gerçekleştirilen etkinliğin panel kısmında da çözümlerin nasıl şekillenmesi gerektiği ve modern yönetim sistemleri konusunda bilgiler aktarıldı.

BThaber Gazetesi Yayın Yönetmeni Fatih Sarı ve BThaber Editörü Handan Aybars’ın moderatörlüğünü yaptığı panelde ilk söz alan Biznet Genel Müdür Yardımcısı Haluk Aydın, insan alışkanlıklarının sayısal ortama geçiş için önemli bir engel oluşturduğuna dikkat çekti ve çözümlerin bu soruna odaklanması gerektiğini dile getirdi. Ayrıca Aydın, doküman yönetimi projelerinde önceki yıllara göre başarının arttığını vurguladı.

“Artık biz gitmiyoruz, onlar geliyor”

GGSoft Profesyonel Hizmetler Yöneticisi Seval Okur, konuşmasında şirketlerin belge ve arşiv yönetimi konusunda bilinçlendiğine dikkat çekti. Ayrıca Okur, müşterinin tek merkezden yönetim istediğini söyleyerek sistemlerin birbirine kolay entegre olması gerektiğini vurguladı.

Navigator İş Uygulamaları Yöneticisi Melike Ayköse ise projeden daha öncesine giderek, durum analizi yaparken iş birimleri bazında değil, süreç bazında düşünmek gerektiğinin altını çizdi ve ancak sürecin bir bütün olarak ele alındığı zaman sağlıklı çözümler ortaya konabildiğini söyledi.

Canon Ürün Destek Uzmanı Sinan Karabacak ise bu sistemlerin faydaları üzerine konuşurken, Canon’un tasarruf konusundaki çalışmalarından şöyle bahsetti: “Canon üretim yöntemlerini değiştirerek enerji tasarrufu sağlamaya çalışıyor. Diğer tarafta, hızlı ısınabilen drum’lar ile donattığı yazıcılar sayesinde hem ilk baskı bekleme süresini azaltarak hem de daha az enerji harcayarak müşterisine katkı sağlıyor.”

Kurum bütününde BT yatırımı paylaşımı

Etkinliğin sonunda ise ‘Kurumların Dönüşüm Sürecinde Bilgi ve Doküman Yönetimi’ paneli düzenlendi. İnterpromedya Yayın Koordinatörü Ayhan Sevgi ve BThaber Gazetesi Editörü Yeşim Çinioğlu Cerit’in moderatörlüğünü yaptığı panelin katılımcıları Coface Sigorta CIO’su Aslan Pinhas, Eczacıbaşı Bilgi Teknolojileri Yöneticisi Tolga Tırpan, İSKİ Bilgi İşlem Daire Başkanı Çetin Çubuk ve Ülker Grup Müdürü Bayram Kont oldu.



İlaç sektörünün gerek iç kaynaklı düzenlemelere gerekse ABD ve Avrupa’daki uygulamalara uyumunun gerekliliğine işaret eden, yabancı ortaklarının olmasını da bu gerekliliğin bir başka boyutu olarak gösteren Tolga Tırpan ise önce sistemleri geliştirip dokümanları bu yapıda takibe başladıklarını söyledi. Sektör ve pazar değiştikçe süreçlerin de değişmesi ve bunların e-ortama taşınması gerektiğine vurgu yapan Tırpan’a Çetin Çubuk da, “Bu konuda çalışma yapmak bir mecburiyet” sözleriyle destek verdi. Çubuk, İSKİ’de konuyla ilgili çalışmaları ile işlem sürelerini ve takibi artırdıklarını, iletişim süreçlerini hızlandırdıklarını vurguladı. Bilgiyi kontrol edebilmenin önemine işaret eden Bayram Kont da, “Fatura İşlem Merkezi projemizde halen 15 firma var. 2008 yılında devreye giren bu sistemle fatura işlemleri hız kazanıyor. Ayda 20 bin fatura işliyoruz” dedi.

İş yapış şekillerinde değişim

Tüm katılımcı şirketler, bilgi ve doküman yönetimi yatırımlarında üst yönetime bilgi vererek ve şirket bütününün katılımını sağlayarak hareket ettiğini belirtirken, tüm departmanların katılımını sağlamak için kademeli geçişler yaptıklarını, süreç içinde uygulamalarla ilgili eğitimler sunduklarını vurguladı. Panel katılımcılarına göre, bu strateji, yatırımın kurum bütününde benimsenmesi ve doğru uygulanması için de bir gereklilikti.

Katılımcılara göre bilgi ve doküman yönetimi konusunda yatırımlar, şirketlerde iş yapış şekillerini farklı biçimlerde değiştirdi. Bu yapının departmanlar arasında trafiği azalttığını, doküman kaybını ve yıpranma riskini ortadan kaldırdığını söyleyen Pinhas’a destek veren Tolga Tırpan da, “Uymamız gereken regülasyonlar, verilerimizi güvenli barındırmamızı istiyor. Bu yapının görünmeyen faydalarının başında iş süreçlerinin hızlanması, hızlı onay süreçleri, sektörde rekabet gücü geliyor” eklemesini yaptı. İnsanların bilgiye daha kolay ulaştığını, kağıt çıktı almaya gerek kalmadığının görüldüğünü söyleyen Tırpan, “Personel ve bordrolama işlemlerini de merkezi hale getirdik ve bu, maliyet avantajı sağladı” dedi. Hizmet yaklaşımlarını, ‘hizmet kalitesini hep bir adım ileri götürmek’ olarak özetleyen Çubuk da şunları söyledi: “Hızın ve birim zamanda verilen hizmetin artması motivasyonumuz oldu. Canon çözümleri ise bu alandaki yatırım başarımızda pay sahibi. Asıl odağımız olan ‘hizmet süresini kısaltmak’ adına önemli ve şeffaf bir sistem kurduk. Ama bu, işin sonu demek değil.”

Kağıtsız ofise zaman var

Bayram Kont, bu yapının süreç şeffaflığını ve net izlenebilirliği beraberinde getirdiğine işaret ederek, sistemin tedarikçi ilişkilerine de olumlu etkilerinin olduğuna dikkat çekti. Kont, bu yapının departmanlar içinde bütçe yönetimi anlayışını beraberinde getirdiğini de hatırlattı.

“Kağıtsız ofis hayal mi?” sorusuna ise tüm katılımcıların yanıtı ortak oldu: Hayal değil, amaç bu, ama hemen değil. Katılımcılara göre, gerek yasal yükümlülükler, gerek e-belge, e-imza gibi uygulamaların tam olarak genele yayılmamış olması, sektör bazında regülasyonların etkisi gibi unsurlar bu konuda hızlı bir geçiş ihtimalini ortadan kaldırıyor. İnsanların bilgiyi anlama alışkanlığının da etkisiyle, ofislerde bir süre daha kağıt olacağını, yeni neslin istihdam pazarındaki etkisinin artmasının ise kağıtsız ofis sürecinde etkili olacağını hatırlatan katılımcılara göre, gerek teknolojik yenilikler gerek yürürlüğe girecek yeni TTK’nın etkisi de bu süreci hızlandırabilecek.
ETİKETLER : bthaber platform