07 ARALIK 2009 / 12:33

Ağaoğlu'nun tercihi Microsoft Dynamics NAV

Kurumsal yazılım platformunu yenileme kararı alan Ağaoğlu, tüm şirket ve şantiyelerini Microsoft Dynamics NAV üzerinde birleştirdi.

Kurumsal yazılım platformunu yenileme kararı alan Ağaoğlu, tüm şirket ve şantiyelerini Microsoft Dynamics NAV üzerinde birleştirdi.


Türkiye'de sektörünün lideri olan Ağaoğlu İnşaat, faaliyet gösterdiği pek çok alanda teknoloji kullanımında ilklere imza atmıştır. Kurumsal yazılım platformunu yenileme kararı alan Ağaoğlu, tüm şirket ve şantiyelerini Microsoft Dynamics NAV üzerinde birleştirirken, Omni Teknoloji tarafından geliştirilmiş sektör çözümü ile hem merkezin konsolide bütçe ve bilanço ihtiyacını hem de şantiyelerin proje takibi, satınalma, taşeron hizmetleri ve hakediş yönetimi ihtiyaçlarını karşılamıştır.

1981 yılında Akdeniz İnşaat olarak yola çıkan Ağaoğlu Şirketler Grubu, bugün 10 ayrı şirketi ile inşaat, turizm, hizmet ve enerji sektöründe projelerini sürdürmektedir. Gerçekleştirdiği her projede mimariye, ilgili standartlara, teknik şartnamelere, idari ve mevzuat şartlarına, inşa tekniklerine ve sanatına, deprem yönetmeliğine uymaya çok önem veren Ağaoğlu, bu amaca ulaşmak için teknolojiyi yakından takip ederek ürün ve üretimlerinde kullanmaya özen göstermektedir.

Departmanlar ve şantiyeler arasındaki bilgi akışını sağlamak, giderek önem kazanan taşeron yönetimi ve proje maliyetlerini yakından takip etmek, artan projelerle birlikte daha kritik hale gelen nakit akışını düzenlemek adına merkezi bir yazılıma geçme kararı alan Ağaoğlu, sektöründe öne çıkan yazılımları inceledi. Yaptığı titiz araştırmalar sonucu, hem merkezin hem şantiyelerin önceliklerine cevap veren ürün olarak Microsoft Dynamics NAV platformu üzerinde OMNİ tarafından geliştirilen Entegre Proje Yönetim Sistemi çözümünde karar kıldı.

Ticari Durum

1981 yılında Akdeniz İnşaat olarak yola çıkan Ağaoğlu Şirketler Grubu, bugün 10 ayrı şirketi ile faaliyetlerini sürdürmektedir. 1995 yılında turizm ve hizmet sektöründe faaliyet göstermeye başlayan Ağaoğlu, 1998'den itibaren müşterilerinin ihtiyacı doğrultusunda, farklı niteliklerde yaşam projelerini hayata geçirmektedir. Ağaoğlu Şirketler Grubu inşaat, turizm, otelcilik, hizmet ve enerji sektörlerinde faaliyet gösteren 10 ayrı şirket ile başarıdan başarıya koşmaktadır. 2000 yılında 592 daireden oluşan Ümraniye My City, 2003 yılında 116 Villa ve 176 konaktan kurulu Samandıra My Village, 2005 yılında 560 daireden oluşan Ümraniye My Town, 2006 yılında 159 villa ve 112 Konaktan kurulu Çekmeköy MyCountry, 2007 yılında 3636 daireden oluşan Ataşehir My World, 2007 yılında 1111 daireden oluşan Ümraniye Eltes Güneşi gibi projeler ile toplam 10,000 adet konut inşaat eden Ağaoğlu, önümüzdeki birkaç ay içinde 10,000 konutluk yeni projelerini satışa çıkartmaya hazırlanmaktadır.

Her ne kadar Ağaoğlu İnşaat, amiral gemisi olarak kamuoyu tarafından en çok bilinen firma olsa da Ağaoğlu Gayrimenkul, Eltes İnşaat Tesisat, Uludağ Tur, Kuşaklıkaya Turizm, Ağaoğlu Turizm, Akdeniz Elektrik Üretim, Marmares Elektrik Üretim, Deryalar Elektrik Üretim firmaları ile farklı sektörlerde faaliyet göstermektedir. Şantiyeleri, konutları, otelleri, sağlık klüpleri ve enerji yatırımları ile Ağaoğlu Grubu tüm Türkiye'ye yayılmış bulunmaktadır.

Tüm bu firmaların farklı muhasebe sistemleri olması, merkezde konsolide bilanço hazırlanmasını ve bütçe kontrolünü zorlaştırmaktaydı. Bilgiler pek çok farklı birimde mükerrer olarak girilmekte, farklı departman ve şirketlerden gelen bilgilerin toplanması ve raporlanması çok zaman almaktaydı. Giderek büyüyen firmanın, yüksek hedeflerine ulaşması için gereken proje takibini, bütçe kontrolünü ve nakit akışını, anlık ve doğru olarak yapması için tüm şirketlerin aynı platformda çalışması gerekliliğini gören firma, kurumsal yazılım arayışına girdi.

Çözüm

Ağaoğlu Grubu'nun ana iş kolu olan inşaat sektörünün ihtiyaçları öne çıkarılarak aday firmalar ile görüşmeler başlatıldı. Görüşülen firmalar arasında hem global yazılımlar hem yerel yazılımlar hem de sektöre özel yazılımlar vardı. Uluslararası bilinen yazılımların ve yerel çözümlerin inşaat sektörüne özel ihtiyaçları karşılamakta zorlandığını hisseden Ağaoğlu, sektöre özel çözümler üreten firmaları daha detaylı incelemeye aldı. Ancak bu çözümlerin de muhasebe tarafında ihtiyaç duyulan konsolidasyon, bütçe takibi ve nakit akışı gibi ihtiyaçları karşılamada yetersiz olacağı görüldü. Bu arada OMNi tarafından Microsoft Dynamics NAV üzerinde inşaat sektörü için entegre bir çözüm geliştirildiğini öğrenen Ağaoğlu, bu çözümün tüm ihtiyaçlarını karşılayacağını gördü. Özellikle kolay geliştirme platformu ile ek ihtiyaçlarını da kolaylıkla sisteme aktarabileceğini gören Ağaoğlu, Microsoft Dynamics NAV'da karar kaldı.

Bilgi Sistemleri Direktörü Sn. Hakan Cem Topal seçim aşamasını şöyle özetliyor: "İncelediğimiz yazılımların hepsinde hoşumuza giden, öne çıkan bir özellik vardı. Bazıları muhasebe departmanı tarafından çok beğeniliyordu, bazıları da şantiyedeki çalışanların çok beğendiği özelliklere sahipti. Biri çıksa bunları entegre etse diye düşünürken, OMNi ile tanıştık. Microsoft Dynamics NAV üzerinde tüm departmanlarımızın ihtiyaçlarını karşılayan bir çözüm üretildiğini gördük."

2008 Şubat ayında başlayan proje ile tüm departmanlar ihtiyaçlarını belirleyip, iş akışlarını yeniden düzenledi. Muhasebe, finans, bütçe, satınalma, proje yönetimi, insan kaynakları ve bordro süreçlerini merkezi bir sistemde buluşturma konusunda OMNi tarafından geliştirilen çözüm, başlangıç noktasını teşkil ederek hızlı bir kurulum için gerekli ivmeyi kazandırdı. Ağaoğlu personeli sektörel çözümün eğitimini aldıktan sonra, OMNi mevcut çözümün üstüne departmanlardan gelen ek istekleri de geliştirmeye başladı. Özellikle taşeron sözleşmeleri ve hakediş süreçleri için istenen ek geliştirmeler hızla hayata geçirildi ve sistem Temmuz 2008'de paralel kullanıma alındı. Hazır bir çözümün getirdiği hız ve esnek geliştirme ortamı ile çözüme istenen eklerin yapılabilmesi, Ağaoğlu'nun çalışmalarına çok büyük bir değer kattı. Projenin bundan sonraki aşamalarında üst yönetim için raporlamalara ağırlık verilmesi planlanıyor.

Ağaoğlu Planlama Grup Şefi Sayın Burak Türkel: "Üst yönetime tek bir sayfalık rapor ile şirketin mevcut durumunu aktarmayı hedefliyorum. Üst yönetimin ek bir soru ve bilgiye ihtiyaç duymadan, tüm projeler hakkındaki durumu bu tek sayfada görmesini arzuluyoruz. Artık bu raporu hazırlayacak tüm verilere sahip ortak bir sisteme sahibiz" diyor.

İkinci fazda devreye alınacak diğer bir süreç ise Satış Sonrası Servis. Yaklaşık 10,000 konut sahibi olan Ağaoğlu çok kısa sürede devreye alacağı diğer büyük projelerle birlikte, satış sonrası konut sahiplerinden gelen istek ve şikayetleri de Microsoft Dynamics NAV ile yönetmeyi planlıyor.

Yararlar

İstendiğinde Katı, İstendiğinde Esnek Bir SistemAğaoğlu Şirketler Grubu giderek büyüyen yapısını merkez tarafından kontrol edebilmek için herkesin uyması gereken standartları belirlemek ve bunların uygulanmasını sağlamak için de merkezi bir sisteme ihtiyaç duyuyordu. Aynı zamanda, farklı departman ve şirketlerin kritik iş süreçlerine uyum sağlayabilecek kadar esnek bir yazılım olması gerekiyordu.

Burak Türkel, "Şantiyelerin belirlediğimiz iş süreçlerine uygun çalışması bizim için çok önemli. Kimsenin bu standartların dışına çıkabilme imkanı olmasını istemiyoruz. Ancak bu standartların, Ağaoğlu'nun yıllardır alışık olduğu ve kendisine sektörde birinciliği getirmiş alışkanlıklara göre belirlenebilecek kadar esnek olması da önemli" diyor. Ağaoğlu, istediği iş sürecini yeni sisteme tanıtmayı başarırken, kullanıcıların belirlenen süreç dışına çıkmasını engelleyecek katı kurallar koydu. Böylece rekabetçi iş süreçlerini yeni sisteme tanıtmayı başarırken, kurumsallaşma yolunda çok önemli bir adım attı ve tüm şirkette aynı standartta iş yapılmasını sağladı.

Departmanlar Arası Artan İletişim ve Sahiplenme"Bu projenin hiç beklemediğimiz bir faydası ise şirket içindeki iletişimi arttırması, birbirimizi daha yakın tanımamızı sağlaması oldu" diyor Burak Türkel. Merkezi bir sisteme geçerken, iş süreci üzerindeki tüm departmanların ihtiyacını anlamak ve karşılamak zorundasınız. Bu proje ile Ağaoğlu, yılların getirdiği alışkanlıkları masaya yatırarak yeniden düzenledi. Farklı birimlerin ihtiyaç duyduğu bilgilerin zamanında ve tek seferde sisteme girilmesini sağladı. Başka bir yazılım ile o yazılımın standart süreçlerini öğrenmek ve ona uymak için harcanacak zaman kazanıldı. Her departmana uyacak şekilde iş süreçleri belirlendi ve sisteme tanıtıldı. Oluşan sistem Ağaoğlu'nun ruhunu ve tecrübesini yansıtan bir sistem oldu. Bu yüzden genelde bu tür yeni sistemlere karşı görülen direnişe rastlanmadı. Herkesin sistemden yararlanacak olması, herkesin enerjisini sistemin hayata geçmesi için harcamasını sağladı.

Güncel Bilgiye Kolay ErişimBüyüyen ve dağınık bir yapıya sahip olan Ağaoğlu, yeni sistemle birlikte kritik bilgilere anlık olarak ulaşmayı başardı. Türkiye'ye yayılmış şantiyelerdeki stok durumu, projelerin mevcut aşaması, fiili harcamalar, iş programı ve ilerlemeleri, sözleşmeler, sözleşmelere istinaden yapılan işler, hakedişler gibi bilgilere anlık olarak ulaşılabiliyor. Böylece merkez ile şantiyeler arasında güçlü bir bağ kuruldu. Her ay sonunda hakedişlerin tamamlanıp, sonuçların merkeze gönderilmesini beklemeden anlık durum incelenebiliyor. Sözleşmeler eskiden dosyalarda saklanırken, artık sistemde saklanıyor. Merkez tüm sözleşmelere erişebiliyor, inceleyebiliyor. Hakedişler sonucunda, sözleşmedeki şartlara uygun olarak fatura kabulü ve ödemeler planlanıyor. Şirketin mali durumunu görmek için ay sonu raporlamalarının tamamlanmasını beklemeden, anlık raporlara ulaşılıyor.

Çevre Bilincine Olumlu KatkıAğaoğlu şirket misyonundan biri de gelecek kuşakların doğayı korumayı öğrenecek ve öğretecek bireyler olarak yetişmesini sağlamak. Tüm yaşam projelerinde bu misyonlarını göz önünde bulunduran Ağaoğlu, Microsoft Dynamics NAV ile gerçekleştirdiği proje sonrasında kendi içinde tükettiği kağıt miktarını oldukça azalttı. Microsoft Dynamics NAV öncesinde bir yılda yapılan her biri yaklaşık 20 sayfa olan ortalama 220 sözleşme için, 10 adet kopya alınıyor, farklı birimler tarafından dosyalanıyordu. Ancak yeni sisteme geçildiğinde, artık sözleşmeler sistemde yaratıldı ve yazılı bir kopyaya ihtiyaç kalmadı. Sadece sözleşmelerin sisteme aktarılmış olmasından dolayı, bir senede yaklaşık 44 bin sayfa tasarruf sağlanıyor. Aynı şekilde hakedişlerin de fotokopisi alınıp arşivlenirdi. Artık hakedişler de sisteme giriliyor ve çıktı alınmasına ihtiyaç duyulmuyor. Satınalma taleplerinin yazılı çıktısı yerine, sistemden elektronik olarak iletilip onaylanarak sipariş haline geçiriliyor olması da kağıt kullanımını azaltmış durumda. Ağaoğlu sadece yaşam projelerinde değil, kendi iş süreçlerinde de çevreye olan saygısını gösterme fırsatı buldu.

Rekabette Sağlanan AvantajMicrosoft Dynamics NAV ile hem finansal hem operasyonel süreçler tek sistemde birleştirilerek, rekabette de önemli avantajlar sağlanıyor. Satınalmanın daha hızlı çalışıyor olması, stokların daha verimli kullanılması, proje takibinin daha kolay ve anlık olarak yapılabilmesi, sözleşmelere kolay ve anlık erişim sayesinde uyuşmazlıkların hızla çözülmesi, Ağaoğlu projelerinin daha hızlı ve başarılı tamamlanmasını sağlayacak. Hakedişlerin ay sonlarında sisteme aktarılması, ay içinde projelerin durumlarını ve nakit akışını gecikmeli olarak izlenmesine neden oluyordu. Microsoft Dynamics NAV ile birlikte, tüm şirket anlık durumu izleyebilir hale geldi. Böylece kullanıcılar sistemi sevdi ve işlerini daha iyi yapmaları için etkin bir araç olduğunu gördü. Kullanıcılar işlerini daha iyi yapmak için bilgisayarı zorlaştırıcı değil, kolaylaştırıcı bir araç olarak görmeye başladı. İlk tasarım aşamalarında düşünülmeyen, katma değer artıracak taleplerde bulunmaya başladılar. Microsoft Dynamics NAV ile bu talepleri kolaylıkla hayata geçiren Ağaoğlu, bu sürekli gelişim ile her geçen gün rekabetçi gücünü artırıyor.